در این آییننامه اصطلاحات زیر در معانی مشروح مربوط به کار میروند:
سازمان: سازمان ثبت احوال کشور.
قانون: قانون برنامه پنجساله هفتم پیشرفت جمهوری اسلامی ایران مصوب ۱۴۰۳.
مرکز: مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضائیه.
پایگاه: پایگاه اطلاعات خانواده سببی و نسبی سازمان ثبت احوال کشور.
گواهی انحصار وراثت: گواهی انحصار وراثت موضوع ماده ۳۶۰ قانون امور حسبی مصوب ۱۳۱۹ که بر اساس این آییننامه صادر میشود.
هیئت حل اختلاف: هیئت حل اختلاف موضوع ماده ۳ قانون ثبت احوال مصوب ۱۳۵۵ با اصلاحات بعدی.
متوفی: تبعه ایرانی مقیم ایران یا خارج از ایران که وفات نموده یا حکم قطعی موت فرضی وی از سوی دادگاه صالح صادر شده است.
اعلامکنندگان وفات: کلیهی اشخاص و مراجعی که به موجب قوانین و مقررات وظیفه اعلام فوت به سازمان را بر عهده دارند از قبیل مراجع قضایی و انتظامی، وزارتخانههای امور خارجه و بهداشت، درمان و آموزش پزشکی، مراکز درمانی دولتی و خصوصی، سازمان پزشکی قانونی کشور و آرامستانها.
اعلامیه فوت: اعلامیه رسمی فوت یک فرد که حسب مورد از سوی اعلامکنندگان وفات صادر میشود.
دعوای مرتبط با متوفی: دعوایی که متوفی یکی از طرفین آن بوده و پس از طرح دعوا فوت کرده است.
ذینفعان: اشخاصی از قبیل وراث، ولی، قیم، وصی، موصیله، همسر موقت متوفی به موجب سند رسمی یا حکم قطعی دادگاه، شاکی و خواهان دعاوی مرتبط با متوفی و یا محکومله این دعاوی.