۱- دستور جلسه کلیه اجلاسیه های کنفرانس توسط هیئت مدیره تنظیم خواهد شد و این هیئت پیشنهادهای مربوط به دستور جلسه که توسط دولت های کشورهای عضو یا هر سازمان واجد شرایط یاد شده در ماده ۳ و یا وسیله هر سازمان بین المللی عمومی ارایه گردد را مد نظر قرار خواهد داد.
۲- تهیه مقدمات کنفرانس: هیئت مدیره به وسیله یک کنفرانس مقدماتی با ترتیبات دیگر، و قبل از تصویب مقاوله نامه و توصیه نامه توسط کنفرانس، قواعدی وضع خواهد کرد تا از تهیه کامل مقدمات فنی و مشورت کافی توسط اعضایی که اصولاً صاحب صلاحیت هستند، اطمینان حاصل کند.