۱- مدیرکل به عنوان دبیرکل کنفرانس عمل خواهد کرد و دستور جلسه را به گونه ای ابلاغ خواهد کرد که چهار ماه قبل از تشکیل اجلاسیه های کنفرانس بدست کشورهای عضو برسد تا بوسیله این دولت ها – درصورت تعیین نمایندگانی غیر دولتی – دستور کار برای آنان نیز ارسال شود .
۲- گزارش های هر یک از موضوع های دستور جلسه به نحوی ارسال خواهد شد که به موقع برای کشورهای عضو فرستاده شود تا قبل از اجلاسیه های کنفرانس به طور کافی مورد بررسی قرار گیرد . هیئت مدیره به منظور اجرای این پیش بینی و مقررات ، قواعدی وضع خواهد کرد .