در این آیین نامه اصطلاحات زیر در معانی مشروح مربوط به کار می‌روند:
۱ - قانون: قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیر منقول مصوب ۱۴۰۱؛
۲ - سازمان: سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
۳ - سامانه: سامانه ساماندهی اسناد غیر رسمی موضوع ماده (۱۰) قانون؛
۴ - مرجع صدور پروانه: هر مرجعی که به موجب قوانین یا مقررات صلاحیت صدور پروانه ساختمان را دارد از قبیل شهرداری‌ها دهیاری‌ها سازمانهای مناطق آزاد تجاری – صنعتی و ویژه اقتصادی شرکت‌های عمران شهرهای جدید شرکت‌های شهرکهای صنعتی و مراجع موضوع ماده (۱۰) آیین نامه استفاده از اراضی احداث بنا و تاسیسات در خارج از حریم شهرها و محدوده روستاها موضوع تصویب نامه شماره ۳۱۶۳۶ ت ۴۷۰۹۷ه - مورخ ۱۳۹۱/۲/۲۰
۵ - مرجع رسیدگی به تخلفات: حسب مورد کمیسیون های موضوع مواد(۹۹) یا (۱۰۰) قانون شهرداری مصوب ۱۳۳۴ با اصلاحات بعدی یا سایر مراجع ذی‌صلاح برای رسیدگی به تخلفات ساختمانی در محدوده صلاحیت قانونی
۶ - بدهی: کلیه‌ی وجوه قانونی که وصول آن‌ها برای صدور گواهی پایان کار ساختمان الزامی است؛ شامل عوارض جریمه تعیین شده بر اساس رای قطعی مرجع رسیدگی به تخلفات اعم از آن که در ابتدا به دریافت جریمه رای صادر شده یا مواردی که به دلیل عدم پرداخت جریمه رای به تخریب ساختمان صادر شده است و سایر مطالبات قانونی ذی‌ربط